Intégrer un professionnel de santé au sein de son établissement

Vous êtes directeur, cadre de santé ou responsable des ressources humaines ? Vous travaillez dans un hôpital, un EHPAD, un dispensaire ou encore une clinique ? Découvrez comment réussir à coup sûr l’intégration d’un nouveau professionnel de santé au sein de votre établissement. Car en effet, pour pallier aux départs à la retraite ou au surcroît d’activité, l’embauche de nouveaux professionnels est essentielle.

💡 Qu’est ce que l’intégration et pourquoi est-elle primordiale ?

Une bonne intégration est cruciale et notamment pour un jeune professionnel de santé qui arrive dans une équipe. En effet, une intégration d’un nouveau soignant peut être difficile pour plusieurs raisons : l’équipe existante se connait déjà, les collaborateurs sont plus anciens et certains auront réalisé leur carrière entière au sein de l’établissement. Cette inclusion dans une nouvelle structure est importante aussi bien pour les médecins, que pour les infirmiers, le personnel technique, les secrétaires ou le personnel administratif. Elle concerne aussi bien les nouveaux arrivants en contrat à durée déterminée (CDD), qu’en contrat à durée indéterminée (CDI) ou des remplaçants.

Une bonne intégration vous permettra non seulement de garder vos professionnels de santé mais également d’en attirer de nouveau. En effet, un accueil et une intégration réussis du nouvel arrivant dans les équipes, permet d’exercer dans de meilleures conditions de travail. Cela favorise également une meilleure connaissance de ses tâches, des pratiques, logiciels ou procédures propres à votre établissement. Vous pourrez alors constater une meilleure entente entre collègues, un travail d’équipe de qualité mais également un gain de temps considérable permettant une plus grande efficacité.

Une bonne intégration est aussi primordiale, car qui dit exclusion ou travail dans de mauvaises conditions, dit baisse de la productivité, baisse du moral et donc une augmentation de l’absentéisme. Il faut pouvoir trouver un moyen de fidéliser et retenir votre personnel de qualité, par une hausse de salaire ou par des opportunités de carrière par exemple.

💼 Une bonne intégration, ça se prépare

Une bonne intégration passe tout d’abord par un bon recrutement. En effet, le professionnel doit être recruté non seulement pour ses compétences mais également pour sa facilité d’intégration à l’équipe déjà existante. Un entretien de personnalité, une rencontre avec les équipes ou une visite des services pourront être réalisées au préalable.

Chez RemplaFrance, nous invitons toute structure à se créer un compte sur notre site afin de vous aider à recruter des candidats de qualité et qui correspondent à vos attentes. Cela passe par la diffusion d’annonces à notre vivier de candidats de plus de 50 000 soignants mais également sur nos réseaux sociaux.

L’arrivée d’un nouveau professionnel de santé se doit d’être anticipée et préparée. Cela passe par une bonne communication interne sur le jour et l’heure d’arrivée du professionnel. Mais aussi par la préparation de sa tenue de travail, de son vestiaire, de la visite des lieux, l’explication des tâches, la rencontre avec les collègues et l’attribution d’un référent. Celui-ci permettra au nouvel arrivant de savoir à qui s’adresser en cas de problèmes ou de questions. Ce référent se doit d’être facilement joignable, ouvert à toutes interrogations et permettre une communication facile.

Au début de l’intégration ou du moins le premier jour de travail du nouveau professionnel de santé, une réorganisation interne des tâches sera à effectuer afin d’attribuer moins de travail aux personnes en charge de l’accueil. Au risque qu’ils ne prennent pas le temps ou ne réalisent pas la phase d’intégration correctement car d’autres activités les attendent après. Cela contribuera aussi à diminuer leur part de stress.

📝 Conseils pratiques

Une bonne intégration passe par une visite des lieux, une rencontre entre les équipes et un réel échange sur les règles et pratiques de l’établissement. Certaines règles, procédures ou manipulations récurrentes sur ordinateur par exemple peuvent être regroupées dans des fiches pratiques. Cela permettra au nouvel arrivant tout comme au personnel soignant déjà présent de s’y retrouver plus facilement.

Vous pourrez aussi lui constituer un livret d’accueil avec un plan et guide de fonctionnement de l’établissement détaillant le service de cuisine, de nettoyage et la réglementation du parking. N’oubliez pas d’y faire figurer votre règlement intérieur, d’y insérer les numéros de contact utiles des différents services, ainsi qu’un guide pratique pour la partie administrative avec le contrat et les fiches de paie. Ce livret d’accueil se doit d’être diffusé dans tous les services et récemment mis à jour. Des fiches de postes et des descriptifs des tâches devront eux aussi être créés et diffusés.

Autre conseil : savoir rester à l’écoute de son nouvel arrivant, qui pourra par exemple suggérer des axes d’améliorations en matière d’organisation. Conseils qu’il aura pu acquérir à travers ses expériences professionnelles précédentes. Un réel bilan et suivi doit donc être effectué afin d’évaluer le nouvel arrivant. Cela lui permettra également d’exprimer son ressenti et d’évoquer ensemble ses forces et ses axes d’amélioration. N’hésitez pas à dire à votre nouvel arrivant lorsque vous considérez qu’un travail a été bien fait. Il se sentira reconnu et satisfait, ce qui contribuera à sa productivité et à sa motivation.

Pour finir, voici quelques conseils obligatoires à suivre car certaines formations doivent systématiquement être incluses dans le processus d’intégration. C’est le cas de la formation hygiène et la formation sécurité incendie, qui doivent être réalisées dans les 3 mois suivant l’intégration. Dans les 6 mois, le nouvel arrivant doit avoir suivi la formation Connaissances Communes, celle-ci regroupant les connaissances nécessaires et communes à tous les professionnels de l’établissement qu’ils soient du secteur médical ou non.

✅ L’évaluation de l’intégration par une certification

Vous pouvez également faire intervenir des acteurs extérieurs à l’établissement pour évaluer vos pratiques par la Haute autorité de santé. Des experts viendront effectuer une visite de votre structure pour vous attribuer ou non une accréditation. Concernant la procédure d’accueil, ils examinent si votre établissement réalise à la fois sa bonne présentation avec une explication des missions, stratégies, organisation et fonctionnement de la structure. Mais ils évaluent aussi la délivrance et la gestion de l’information relative au poste du nouvel arrivant, avec des thématiques telles que la sécurité, la qualité et le risque infectieux. À l'issue de l’inspection, une note vous sera attribuée et des conseils vous seront donnés sur les points à améliorer. Une seconde inspection pourra être menée pour constater ou non des améliorations.